Księgowość dla JDG — biuro rachunkowe, program online czy samodzielnie?
Wybór sposobu prowadzenia księgowości to jedna z pierwszych praktycznych decyzji po otwarciu JDG. Dostępne opcje różnią się znacząco pod względem kosztów, wygody i nakładu czasu — a dobra decyzja zależy od Twojej formy opodatkowania, liczby transakcji i chęci do samodzielnego rozliczania.
Weryfikacja: kwiecień 2026. Ceny programów i biur rachunkowych na podstawie aktualnych ofert rynkowych.
Trzy opcje — szybkie porównanie
| Opcja | Koszt miesięczny | Czas własny | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Biuro rachunkowe | 150–400 zł | Minimum | Liniowy, VAT-owcy, duże koszty |
| Program online | 30–100 zł | 1–3h/m | Ryczałt, niewielu klientów |
| Samodzielnie (Excel/PDF) | 0–30 zł | 3–6h/m | Ryczałt, 1–2 faktury/m |
Opcja 1: Biuro rachunkowe
Kiedy warto?
- Jesteś na podatku liniowym (KPiR wymaga precyzji)
- Jesteś czynnym podatnikiem VAT (miesięczne deklaracje VAT-7)
- Masz dużo kosztów do rozliczenia (leasing, zatrudnienie, amortyzacja)
- Korzystasz lub planujesz korzystać z IP Box
- Nie masz czasu ani ochoty zajmować się administracją
Co dostarcza biuro rachunkowe?
- Prowadzenie KPiR lub ewidencji ryczałtu
- Obliczanie zaliczek na podatek dochodowy
- Deklaracje ZUS (miesięczne)
- Deklaracje VAT (jeśli podatnik VAT)
- Informacje podsumowujące VAT-UE
- Roczne zeznanie podatkowe (PIT)
- Wsparcie w razie kontroli skarbowej
Ile to kosztuje?
Ryczałt, brak VAT, kilka faktur/m: 150–200 zł/m Liniowy, brak VAT: 200–300 zł/m Liniowy + VAT: 300–400 zł/m Liniowy + VAT + IP Box: 400–600+ zł/m
Ceny różnią się w zależności od regionu i liczby dokumentów. W dużych miastach (Warszawa, Kraków, Wrocław) biura bywają droższe.
Na co uważać przy wyborze biura?
- Czy obsługuje KSeF? (od 2026 obowiązkowe)
- Czy ma doświadczenie w rozliczeniach IT (IP Box, usługi zagraniczne)?
- Jaki jest sposób komunikacji (e-mail, aplikacja, telefon)?
- Czy oferuje dostęp do systemu fakturowania?
- Jaki jest czas reakcji?
Opcja 2: Program online do księgowości
Popularne programy łączą wystawianie faktur (w tym przez KSeF), ewidencję przychodów/kosztów i automatyczne generowanie deklaracji ZUS i podatkowych.
Najpopularniejsze programy (2026)
| Program | Cena start | KSeF | Ryczałt | Liniowy | VAT |
|---|---|---|---|---|---|
| inFakt | ~50 zł/m | Tak | Tak | Tak | Tak |
| wFirma | ~50 zł/m | Tak | Tak | Tak | Tak |
| ifirma | ~39 zł/m | Tak | Tak | Tak | Tak |
| Fakturownia | ~30 zł/m | Tak | Tak | Nie (tylko faktury) | Częściowo |
| e-Mikrofirma (MF) | 0 zł | Tak | Tak | Nie | Nie |
Ceny orientacyjne — sprawdź aktualne oferty na stronach producentów. Wiele oferuje bezpłatny okres próbny.
Kiedy program wystarczy?
- Jesteś na ryczałcie z kilkoma fakturami miesięcznie
- Nie jesteś podatnikiem VAT
- Masz proste koszty (lub żadnych)
- Chcesz kontrolować swoje finanse na bieżąco
Ograniczenia programów
Programy dobrze obsługują ryczałt — gorzej radzą sobie z:
- IP Box (wymaga ręcznego prowadzenia dodatkowej ewidencji)
- Skomplikowaną amortyzacją
- Rozliczeniami walutowymi w walutach egzotycznych
- Doradztwem podatkowym (program nie zastąpi doradcy)
Opcja 3: Samodzielna ewidencja
Jeśli jesteś na ryczałcie, masz jednego klienta krajowego i wystawiasz 1–2 faktury miesięcznie — możesz samodzielnie prowadzić ewidencję przychodów.
Co musisz prowadzić na ryczałcie?
- Ewidencja przychodów — tabela z datą, numerem faktury, kwotą przychodu w PLN, stawką ryczałtu
- Wykaz środków trwałych — jeśli wprowadzasz sprzęt do działalności
- Faktury KSeF (przez portal e-Mikrofirma lub oprogramowanie)
Co musisz złożyć?
- Deklaracja ZUS: miesięcznie (przez PUE ZUS)
- Zaliczka na podatek: co miesiąc lub kwartalnie (mały podatnik)
- Deklaracja roczna PIT-28 (ryczałt): do 30 kwietnia następnego roku
Ryzyka samodzielnej księgowości
- Błędy w ewidencji — skutkują karą przy kontroli
- Pominięte terminy ZUS — odsetki
- Nieprawidłowe stawki ryczałtu — np. 12% zamiast właściwej stawki
- Brak wiedzy o zmianach przepisów — np. nowe zasady KSeF, zmiany w ZUS
Jak połączyć program z biurem?
Popularne podejście dla freelancerów z kilkudziesięcioma fakturami miesięcznie:
- Wystawiasz faktury przez program (inFakt, wFirma)
- Biuro rachunkowe ma dostęp do programu
- Biuro sprawdza, oblicza zaliczki i składa deklaracje
- Płacisz mniej niż za pełną obsługę biura (ok. 150–200 zł/m)
Rekomendacja według formy opodatkowania
Ryczałt, brak VAT, ≤5 faktur/m: → Program online (30–50 zł/m) lub e-Mikrofirma (bezpłatna)
Ryczałt, brak VAT, >10 faktur/m lub zagraniczne transakcje: → Program + konsultacja z biurem przy rocznym rozliczeniu
Podatek liniowy, brak VAT: → Biuro rachunkowe (prowadzi KPiR, liczy zaliczki, pilnuje IP Box)
Liniowy + VAT: → Biuro rachunkowe — obowiązkowo
FAQ
Czy biuro rachunkowe jest odpowiedzialne za błędy w deklaracjach? Jeśli błąd wynikał z nieprawidłowej dokumentacji dostarczonej przez Ciebie — odpowiadasz Ty. Jeśli biuro popełniło błąd rachunkowy lub terminowy — może ponosić odpowiedzialność (zawierają OC zawodowe). Sprawdź umowę z biurem.
Czy mogę zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku? Tak. Przekazujesz dokumentację nowemu biuru. Najlepiej zmieniać na początku roku lub kwartału.
Czy program online wystarczy do rozliczenia IP Box? Nie — IP Box wymaga odrębnej ewidencji kwalifikowanego IP, której standardowe programy nie obsługują. Konieczna jest obsługa biura z doświadczeniem w IP Box.
Zanim zaczniesz — policz swoje netto przy różnych formach opodatkowania w kalkulatorze B2B.