KSeF a ryczałt i zwolnienie z VAT — co musisz wiedzieć?
Wiele osób na ryczałcie błędnie zakłada, że KSeF ich nie dotyczy bo nie są VAT-owcami. To błąd. KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 roku wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury dla polskich firm — niezależnie od formy opodatkowania i statusu VAT.
Weryfikacja: kwiecień 2026. Na podstawie ustawy o KSeF (Dz.U. 2023 poz. 1226) i objaśnień Ministerstwa Finansów.
Czy KSeF dotyczy zwolnionych z VAT?
Tak. Jeśli:
- Jesteś na ryczałcie lub podatku liniowym/skali
- Korzystasz ze zwolnienia z VAT (obrót < 200 000 zł lub zwolnienie przedmiotowe)
- Wystawiasz faktury dla polskich firm (z polskim NIP)
→ Musisz wystawiać te faktury przez KSeF od 1 kwietnia 2026.
Zwolnienie z VAT i obowiązek KSeF to dwa niezależne systemy. Bycie "nievatowcem" nie zwalnia z KSeF.
Jak wygląda faktura "zw." w KSeF?
Na fakturze w KSeF jako zwolniony z VAT wpisujesz:
| Pole | Wartość |
|---|---|
| Stawka VAT | zw. (zwolniona) |
| Podstawa zwolnienia | art. 113 ust. 1 ustawy o VAT |
| Kwota VAT | 0 zł |
| Wartość brutto = netto | np. 10 000 zł |
Który artykuł ustawy o VAT wpisać?
- art. 113 ust. 1 — zwolnienie podmiotowe (obrót < 200 000 zł)
- art. 113 ust. 9 — zwolnienie podmiotowe dla działalności prowadzonej przez część roku (przy późniejszym starcie)
- art. 43 ust. 1 + odpowiedni punkt — zwolnienie przedmiotowe (np. dla usług medycznych, edukacyjnych)
Dla freelancera/programisty ze zwolnieniem ze względu na niski obrót: art. 113 ust. 1.
Ryczałt + KSeF — praktyczny przepływ
Krok 1: Ustal swój status w KSeF
Wejdź na ksef.podatki.gov.pl → zaloguj się Profilem Zaufanym → sprawdź czy Twoje konto jest aktywne. JDG automatycznie ma dostęp na podstawie NIP — nie musisz się osobno rejestrować do KSeF.
Krok 2: Wybierz oprogramowanie
Opcje dla nievatowca na ryczałcie:
- e-Mikrofirma (MF, bezpłatna) — dobra opcja jeśli masz 1–2 faktury miesięcznie
- inFakt, ifirma, wFirma (~30–50 zł/m) — wygodniejsze, automatyzują KSeF i prowadzą ewidencję ryczałtu
- Fakturownia (~30 zł/m) — proste, obsługuje KSeF
Krok 3: Wystaw fakturę
W programie:
- Wybierz nabywcę (NIP polski)
- Wpisz opis usługi
- Wpisz kwotę netto
- Wybierz stawkę VAT: zw.
- Podaj podstawę prawną: art. 113 ust. 1 ustawy o VAT
- Zatwierdź → program wysyła do KSeF → otrzymujesz numer KSeF
Krok 4: Poinformuj klienta
Poinformuj klienta że od teraz wystawiasz faktury przez KSeF. Klient odbiera fakturę bezpośrednio z systemu KSeF przez swoje oprogramowanie — możesz też wysłać mu PDF jako kopię informacyjną.
Co z ewidencją ryczałtu?
KSeF nie zastępuje ewidencji ryczałtu. Nadal musisz prowadzić Ewidencję Przychodów (rejestr przychodów z podziałem na stawki ryczałtu).
Większość programów do fakturowania prowadzi ewidencję ryczałtu automatycznie — po wystawieniu faktury przez KSeF przychód jest automatycznie wpisywany do ewidencji.
Kiedy NIE wystawiasz faktury przez KSeF?
Nawet jako zwolniony z VAT na ryczałcie — niektóre faktury nadal wystawiasz tradycyjnie:
- Faktury dla osób fizycznych (B2C) — konsumenci bez NIP, np. naprawiasz komuś komputer prywatnie
- Faktury dla zagranicznych firm — klienci spoza Polski (bez polskiego NIP)
- Faktury w ramach tymczasowego wyjątku 10 000 zł — jeśli suma Twoich faktur w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (wyjątek ważny do 31.12.2026)
Przekraczam 200 000 zł — kiedy rejestrować VAT?
Jeśli Twój obrót zbliża się do 200 000 zł rocznie — musisz się przygotować na rejestrację jako czynny podatnik VAT. Przekroczenie limitu w trakcie roku powoduje utratę zwolnienia od następnej transakcji przekraczającej limit.
Po rejestracji do VAT wystawiasz faktury z VAT przez KSeF — zasady są takie same, tylko stawka zmienia się z "zw." na "23%" (lub inna właściwa).
FAQ
Czy jako freelancer na ryczałcie ze zwolnieniem z VAT muszę składać VAT-UE? Nie — chyba że świadczysz usługi dla firm z innych krajów UE. Wtedy musisz zarejestrować się do VAT-UE, ale KSeF i tak nie dotyczy faktur zagranicznych.
Czy brak faktury KSeF grozi karą? Tak. Za niestosowanie KSeF grożą kary pieniężne (dla VAT-owców do 100% kwoty podatku z faktury). Dla zwolnionych z VAT: kara za nieprawidłowe dokumentowanie transakcji.
Czy muszę podawać numer KSeF w tytule przelewu? Aktualnie (kwiecień 2026) — nie jest to obowiązkowe. Ale coraz więcej dużych klientów korporacyjnych to wymaga do automatycznego rozliczenia faktur.
Wystawiam 1–2 faktury miesięcznie — czy e-Mikrofirma wystarczy? Tak — dla małej liczby faktur e-Mikrofirma (bezpłatna aplikacja MF) jest wystarczająca. Przy kilku fakturach miesięcznie warto rozważyć prosty program płatny dla wygody i automatycznej ewidencji.
Więcej o KSeF: KSeF dla JDG — od kiedy i co zrobić | KSeF dla freelancerów — jak wystawiać faktury