Co to jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system informatyczny Ministerstwa Finansów, przez który muszą przechodzić wszystkie faktury wystawiane między polskimi przedsiębiorcami (B2B). Każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF i jest przechowywana centralnie przez 10 lat.
Od 1 kwietnia 2026 KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich JDG, spółek i innych podatników z siedzibą w Polsce.
Jak działa KSeF?
Sprzedawca wystawia fakturę
↓
Program/portal wysyła XML do KSeF API
↓
KSeF nadaje unikalny numer KSeF
↓
Faktura jest zapisana centralnie
↓
Nabywca odbiera fakturę z KSeF (przez swój program lub portal MF)
Format faktury w KSeF
Faktury w KSeF mają strukturę XML (format FA(2) — logiczna struktura e-Faktury). Nie musisz pisać XML ręcznie — Twój program do fakturowania tworzy go automatycznie.
Kogo dotyczy KSeF?
| Podmiot | Obowiązek |
|---|---|
| JDG (niezależnie od formy opodatkowania) | Od 1 kwietnia 2026 |
| Spółki z o.o., SA, spółki jawne | Od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 |
| Zwolnieni z VAT (ryczałt, dochody < 200k) | Od 1 kwietnia 2026 |
| Mikrofirmy z fakturami ≤ 10 000 zł/m | Wyjątek do 31.12.2026 |
Kogo KSeF nie dotyczy?
- Faktury dla konsumentów (B2C — osoby fizyczne bez NIP)
- Faktury dla zagranicznych kontrahentów (poza Polską)
- Rolnicy ryczałtowi
- Podmioty nieposiadające siedziby ani stałego miejsca w Polsce
Co to jest numer KSeF?
Numer KSeF to unikalny ciąg alfanumeryczny — identyfikator faktury w systemie. Przykładowy format:
1234567890-20260403-ABC123456789XYZ
Numer KSeF jest dokumentem źródłowym — to on potwierdza wystawienie faktury, a nie PDF przesłany e-mailem.
Jak wystawiać faktury przez KSeF?
Opcja 1 — program do fakturowania (rekomendowana): inFakt, wFirma, ifirma, Fakturownia, Comarch — integrują się z KSeF automatycznie.
Opcja 2 — portal e-Urząd Skarbowy / aplikacja e-Mikrofirma (bezpłatna): Wystawiasz fakturę bezpośrednio przez system MF.
Opcja 3 — przez biuro rachunkowe: Biuro z uprawnieniami KSeF wystawia faktury w Twoim imieniu.
Tryb awaryjny KSeF
Gdy system KSeF jest niedostępny (awaria techniczna), MF uruchamia tryb awaryjny:
- Wystawiasz fakturę w formacie offline (XML lub PDF z kodem)
- Po przywróceniu systemu — wgrywasz fakturę do KSeF
- Faktura jest oznaczona jako "awaryjnie wystawiona"
KSeF a archiwizacja faktur
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat — co odpowiada obowiązkowi podatkowemu archiwizacji.
Mimo to zalecamy:
- Prowadzenie własnej kopii (eksport z programu)
- Archiwizację PDF dla wygody wyszukiwania
- Ewidencję po stronie biura rachunkowego
KSeF a JPK
KSeF zastępuje raportowanie faktur przez JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny dla faktur). Inne JPK nadal obowiązują:
- JPK_V7 — dla VAT-owców (miesięcznie/kwartalnie)
- JPK_PKPiR — Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (na żądanie US)
Historia i podstawa prawna
| Wydarzenie | Data |
|---|---|
| Ustawa o KSeF | 16 czerwca 2023 r. |
| Dobrowolny KSeF | 2022–2026 (opcjonalnie) |
| Obowiązek dla dużych firm (>200M zł) | 1 lutego 2026 |
| Obowiązek dla wszystkich pozostałych | 1 kwietnia 2026 |
| Koniec wyjątku 10k/m | 31 grudnia 2026 |
Źródło: ksef.podatki.gov.pl, podatki.gov.pl
FAQ
Czy KSeF to to samo co e-faktura? Nie do końca — e-faktura to ogólny termin na fakturę elektroniczną. KSeF to konkretny polski system centralny. Faktura w KSeF jest zawsze e-fakturą, ale nie każda e-faktura (np. PDF) jest fakturą KSeF.
Czy zagraniczne firmy muszą używać KSeF w Polsce? Nie — KSeF dotyczy wyłącznie podmiotów z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury KSeF za mnie? Tak — musisz nadać biuru uprawnienia w systemie KSeF (ksef.podatki.gov.pl).
Przejdź do praktycznego przewodnika: KSeF dla JDG — od kiedy i co zrobić | KSeF dla freelancerów